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Media training na prática: eleição e treino do porta-voz da empresa

O media training é um processo de treinamento que busca aprimorar as capacidades de relacionamento entre o porta-voz de uma empresa e os meios de comunicação. Mas, antes de começar a elaborar os trabalhos focados no treinamento, é preciso identificar e escolher um bom porta-voz.

Entender o papel desse representante é muito importante, pois há diversas situações em que é necessário que uma organização seja representada perante a mídia. Pensando no assunto, reunimos as principais informações que você precisa saber antes de escolher e treinar um porta-voz!

Qual a relação entre a escolha do porta-voz e do media training?

O media training é essencial para aperfeiçoar e estreitar as relações entre empresa e jornalistas. Seja para realizar entrevistas, apresentar eventos ou participar de encontros em nome da organização, o porta-voz é o responsável por transmitir informações e se posicionar em momentos críticos.

Porém, o grande problema é que uma boa parte das empresas ainda não tem consciência da importância desse profissional. Esses negócios ainda não percebem que o embaixador da organização tem como missão melhorar ou manter a boa reputação da marca e que essa prática é importante para a saúde da empresa.

Para entender melhor a relação entre uma organização e o porta-voz é dada a seguinte analogia: este relacionamento é como se fosse uma cerimônia de casamento. Sem o noivo ou noiva, a cerimônia não pode acontecer, da mesma forma que sem um porta-voz a empresa não consegue se posicionar.

Além disso, essas mesmas empresas também não notam que o processo só acontecerá em plenitude caso o representante seja bem treinado. Por isso é tão importante escolher bem o profissional e treiná-lo de forma frequente.

Isso porque quando um líder se posiciona sem o devido treinamento ou quando várias pessoas falam em nome de uma empresa, a organização coloca em risco sua reputação, uma vez que dificilmente haverá coerência no discurso nem unicidade na informação a ser passada. Por isso, evitar essas atitudes faz com que as mensagens sejam enviadas de forma mais clara para o público.

Como escolher um bom porta-voz?

Sempre que possível, é importante que a agência ou os representantes das empresas escolham quem será o porta-voz. O principal fator a ser levado em consideração deve ser a capacidade de comunicação do profissional.

O media training busca aprimorar as características necessárias para um bom emissor. Mas falar bem, ser bem articulado, ter uma boa postura, bom tom de voz e confiança são características de um ótimo candidato para representar a organização.

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Dessa forma, possuindo esses pré-requisitos, a agência cuidará de enquadrar o colaborador na estratégia de comunicação da empresa e aprimorará as características necessárias para alinhar as expectativas da instituição com a necessidade real da marca.

Caso a organização não dê abertura para a escolha do porta-voz ou não tenha um funcionário com essas características na equipe, a agência tem a responsabilidade de qualificar o escolhido da melhor forma possível. Para isso, há treinamentos específicos, por exemplo, para aqueles que têm dificuldade de falar em público ou para pessoas que nunca fizeram um pronunciamento diante de uma câmera.

Como treinar um porta-voz?

O media training não é um curso ou um evento com início, meio e fim. É importante que as organizações compreendam que esse treinamento é constante. Nesse sentido, o porta-voz deve estudar e capacitar-se de forma contínua. Além disso, o contato direto com a agência responsável pelo treinamento é fundamental para a continuidade de avaliação de postura e análise de pontos fortes e fracos.

O treinamento começa com a escolha do porta-voz. Depois, é realizado um alinhamento referente às questões fundamentais da empresa. Afinal, para ser o mensageiro de uma marca é preciso saber a sua história, missão, valores, objetivos e pontos fracos. Por meio de um questionário com perguntas e respostas (Q&A), o porta-voz é treinado para qualquer situação, seja no caso de apresentação de um novo produto ou até mesmo lidando com o gerenciamento de crises.

É possível dividir o treinamento em 3 etapas:

Básico

Nesta fase, o escolhido aprenderá como a empresa funciona, como é a rotina dos jornalistas e o básico da comunicação. Entre eles, está a importância da postura, voz, gestos e como lidar com diversos tipos de comunicação, aprendendo a falar para rádio, TV e impresso.

Intermediário

Quando o porta-voz já compreende esses quesitos, ele avança no treinamento e aprende um pouco mais. Aqui é o momento de começar a praticar alguns exercícios, aprender a importância da escolha da roupa, acessórios e a identificar possíveis cacoetes e falhas de postura.

Avançado

Na última fase, o porta-voz é submetido a situações difíceis que são criadas pela agência. Por exemplo, em gerenciamento de crises, os jornalistas costumam fazer perguntas delicadas ou tentar tirar o representante do sério. Os profissionais devem criar esses momentos e gravá-los. Depois, é hora de analisar as gravações e identificar as falhas.

Lembrando que essas etapas existem apenas para iniciar o trabalho com o porta-voz. Posteriormente, a cada novo contato com a mídia é preciso pegar o material das entrevistas e analisá-los.

Qual a relevância dessas técnicas para uma empresa?

O treinamento é relevante, uma vez que foca em como o porta-voz deve portar-se em relação a cada tipo de veículo e, especificamente, entendendo e analisando a linha editorial de cada um.

Dessa forma, conhecendo bem os jornalistas e os meios de comunicação, o porta-voz terá mais facilidade em entender o processo e transmitir com facilidade as informações. Em contrapartida, o jornalista terá facilidade em entrar em contato com o emissor, conseguirá marcar boas entrevistas e elegerá esse representante como uma boa fonte do segmento que ele representa.

Além do contato com a mídia, o treinamento também é válido para o contato do porta-voz com o público. Isso é importante quando é preciso que alguém represente a instituição em palestras, eventos e treinamentos. Para ajudar o profissional nesses desafios, existem técnicas que podem ser trabalhadas para melhorar a credibilidade, empatia e autoconfiança do orador.

Como é o desenvolvimento desse trabalha na Partners?

A Partners é uma agência de comunicação integrada e um dos trabalhos desenvolvidos é o de media training e escolha de porta-voz. A agência trabalha dando todo o suporte necessário no treinamento, seja para meios de comunicação, seja para as redes sociais.

Hoje, saber se portar apenas nos meios de comunicação não é mais suficiente. Pensando nisso, a Partners investiu em um treinamento específico de redes sociais. Quando um porta-voz representa uma instituição, ele deve ser coerente e se preocupar com o que fala no ambiente do trabalho, mas também nas horas de lazer. Por isso, a importância de um monitoramento nas mídias digitais.

Essa diferenciação é importante, porque a forma como uma pessoa se comporta na TV deve ser diferente da forma como ela se apresenta na internet. Na TV, é preciso se preocupar com os gestos, roupa, dicção, entonação, capacidade de ser sucinto, quando necessário ou saber improvisar. Nesse contexto, o media training se preocupa com esses detalhes e vai a fundo nesse treinamento.

Como avaliar os resultados?

Como o processo é constante, a avaliação dos resultados também deve ser. É preciso ter uma equipe disponível para essa avaliação. Sobretudo, é importante fazer simulações e gravá-las e convidar jornalistas de fora da empresa para analisar de forma neutra o que agrada ou não.

A Partners procura ser o elo entre instituições e meios de comunicação. Com sua expertise ela consegue avaliar, por exemplo, o que cada veículo faria. Assim, a agência descreve como cada meio entenderá a entrevista, quais pontos o jornal destacaria e quais as falas estariam mais alinhadas com a linha editorial.

É fundamental ter cuidado na escolha do porta-voz. Afinal, é ele quem representará a sua empresa em momentos de crise e de promoção de marca. É ele quem transmitirá as mensagens e valores da sua instituição.

Portanto, escolher um bom porta-voz e realizar um media training é fundamental para empresas que se propõem a fazer uma boa comunicação e estarem presentes na mídia. Ao se posicionar frente aos meios de comunicação, a empresa deve estar apta a qualquer tipo de situação. Por isso, os treinamentos devem ser constantes.

No fim das contas, o media training é um processo simples, mas não é finito, pois precisa ter uma constância. Se você está em busca desse treinamento, entre em contato com a Partners Comunicação Integrada.

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